Kassenführung bei Bareinnahmen

Das Thema „Kasse“ rückt immer mehr in den Vordergrund bei Betriebsprüfungen. Eine Kasse ordnungsgemäß und finanzamtskonform abzuwickeln ist nicht so einfach. Wir möchten Sie daher vorbereiten, Ihnen die 3 unterschiedlichen Möglichkeiten der Kassenführung vorstellen, sowie eine wichtige Änderung zum Jahreswechsel mitteilen.

Grundsätzlich gilt:

Jeder der Bareinnahmen generiert, hat die Einzelaufzeichnungspflichten zu erfüllen, damit die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden. Hierbei wird nicht unterschieden zwischen den Gewinnermittlungsarten, also Einnahmen-Überschuss-Ermittlung oder Bilanzierung. D.h. für alle gelten die Spielregeln der „Kasse“.

Zu den Einzelaufzeichnungspflichten gehören u.a.:

• Name und Anschrift des Kunden,
• Art der Ware oder Leistung,
• verkaufte Menge,
• Preis und
• Umsatzsteuer.

 

Offene Ladenkasse

Hierbei handelt es sich um die sog. „Schubladenkasse“. Hierbei wird eine Kasse ohne technische Funktionen genutzt.

Die täglichen Bareinnahmen sowie -Ausgaben sind handschriftlich zu erfassen als Tagesbericht. Als Nachweis zur vollständigen Ermittlung der Einnahmen dient ein tägliches Zählprotokoll. Mit Standardsoftware, z.B. Office-Programmen erstellte Tabellen sind nicht zulässig.

Bei den Aufzeichnungspflichten ist zu unterscheiden zwischen Abgabe von Waren und Dienstleistungen.

 

Abgabe von Waren

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht.

Hierzu gehören z.B. :

• Kiosk
• Marktverkäufe

 

Dienstleistungen

Bei den Dienstleistungen ist wiederum zwischen sonstige und reine Dienstleistungen zu unterscheiden.

 

Sonstige Dienstleistungen

= bei kurzem oder keinem Kundenkontakt

Bei den sonstigen Dienstleistungen besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht.

Hierzu gehören z.B.:

• Chemische Reinigung
• Kirmesfahrgeschäfte

 

Reine Dienstleistungen

= der Kundenkontakt entspricht in etwa der Dauer der Dienstleistung

Bei den reinen Dienstleistungen besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht

Hierzu gehören z.B.:

• Friseur
• Podologie

 

elektronische Kassensysteme

Hierbei wird unterschieden zwischen der Registrierkasse und PC/EDV-Kasse.

Durch die chronologische Erfassung ist laut Finanzverwaltung die Einzelaufzeichnungspflicht für reine Dienstleistungen bei beiden Systemen erfüllt.

Zusätzlich müssen alle Unterlagen (u.a. Handbuch) und Protokolle (u.a. Programmierungen) der Kassensysteme jeder Zeit zur Verfügung stehen.

Ebenfalls müssen alle Kassensysteme über eine sog. TSE (Technische Sicherheits-Einrichtung) verfügen. Das Kassensystem mit der TSE ist beim Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu melden.

 

Registrierkasse

Die wesentliche Aufgabe ist es, Kassenbewegungen wie Verkäufe, Ausgaben, Entnahmen oder Stornos lückenlos aufzuzeichnen. Sie haben keine weiteren Funktionen und sind nicht vernetzt.

 

Wichtig

• Registrierkassen, welche ab dem 01.01.2023 über keine TSE verfügen (Ablauf der Übergangsfrist) dürfen nicht mehr genutzt werden
• D.h. ab dem 01.01.2023 ist eine neue Registrierkasse mit einer TSE anzuwenden
• Ein Wechsel von einer bisherigen Registrierkasse zu einer offen Ladekasse ist grundsätzlich nicht zulässig

 

PC/EDV-Kasse

Zusätzlich zu den wesentlichen Aufgaben ist die Kasse vernetzt. Sie optimiert mit ihren Schnittstellen und Zusatzfunktionen die Abläufe in einem Unternehmen, z.B. Tischreservierungen, Warenwirtschaftssystem.

Seit dem 01.01.2020 muss bereits eine TSE bei einer PC/EDV-Kasse vorhanden sein.

 

Fazit

Durch den Zugriff auf die gespeicherten Daten der Registrier- und PC/EDV-Kassen hat die Finanzverwaltung viele und schnelle technische Möglichkeiten Analysen durchzuführen.

Jeder muss für sein Unternehmen entscheiden, welche Kassenführung die richtige ist.

 

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.